Автоматизация процессов на Битрикс24 позволила снизить количество ошибок на 95% и привела к росту лояльности клиентов заказчика на 60%
Рост клиентской базы и увеличение внутренней операционной нагрузки выявили ряд системных проблем:
Хаотичный процесс продаж: Заявки поступали с разных каналов, не было единого подхода к их квалификации и ведению, что снижало конверсию.
Неконтролируемый документооборот и учёт работ: Создание договоров, счетов, актов и внутренний учёт задач по клиентам велись вручную, что приводило к ошибкам, потерям времени и сложностям в отслеживании статусов.
Трудоёмкий расчёт заработной платы: Формирование ФОТ и отчётности требовало значительных ручных усилий и сверок.
"Цель проекта - создать централизованную цифровую экосистему на базе Битрикс24, которая автоматизирует ключевые бизнес-процессы — от привлечения клиента до формирования финансовой отчётности, обеспечив рост эффективности, прозрачности и контроля."
Реализованные решения
Работа велась по принципу глубокой кастомизации встроенных модулей Битрикс24 для создания целостной операционной системы.
Работа велась по принципу глубокой кастомизации встроенных модулей Битрикс24 для создания целостной операционной системы.
Модуль CRM и Открытые линии для контроля продаж- В модуле CRM была создана структурированная воронка продаж с чёткими этапами от лида до закрытой сделки. Для этапа квалификации лида настроены обязательные поля и логика перехода, что стандартизировало работу менеджеров.
- С помощью инструмента «Открытые линии» были подключены и централизованы все каналы приёма заявок (сайт, телефон, Avito) в единую ленту CRM. Это обеспечило моментальное создание лидов и исключило потерю обращений.
Модули Смарт и Бизнес-процессы для автоматизации операций:- Для управления внутренней работой были созданы ключевые Смарт-процессы: «Реестр работ» (для учёта задач по каждому клиенту) и «Выплаты ЗП» (для контроля внутренних финансовых операций). В процессах настроены стадии, права, ответственные и автоматические действия.
- В модуле Бизнес-процессы был разработан и запущен процесс «Расшитие работ». Он автоматически меняет стадию в карточке сделки в CRM, когда в связанном «Реестре работ» меняется статус выполнения задач, исключая ручной контроль и человеческий фактор.
Модуль Документы и автоматизации для финансового учёта- В модуле CRM настроены автоматические роботы для генерации документов. При переходе сделки на определённую стадию система автоматически создаёт договор и счёт по готовому шаблону, подставляя данные из карточки клиента.
- На основе данных, вносимых в Смарт-процесс «Выплаты ЗП», была настроена автоматическая рассылка внутренних документов на согласование, а затем — формирование финальных платёжных поручений и счетов на оплату для клиентов по закрытым этапам работ.
BI-конструктор для финансовой аналитики и отчётности- В модуле BI-конструктор был разработан и внедрён комплексный аналитический отчёт по фонду оплаты труда (ФОТ). Отчёт в реальном времени агрегирует данные из CRM и Смарт-процессов, визуализируя ключевые показатели: начисленная и выплаченная ЗП, нагрузку по сотрудникам, структуру расходов.
Модуль Права доступа- Проведена детальная настройка ролей и прав доступа в рамках Битрикс24. Были созданы и настроены отдельные роли для руководителей, менеджеров по продажам, бухгалтеров и исполнителей, что гарантировало конфиденциальность данных клиентов и соответствие принципу наименьших привилегий.
Результаты и эффект
Комплексная автоматизация привела к значительным измеримым улучшениям:
|
Время на формирование пакета документов |
Сократилось на 85% (с 40 минут до 5 минут) |
|
Время на расчёт ЗП и отчетности по ФОТ |
Сократилось на 80% |
|
Операционные ошибки из-за ручного ввода данных |
Снизились на 95% |
Технический итог:
Клиент получил единую цифровую экосистему управления компанией на платформе Битрикс24